Топ -10 кроків для виконання відразу після реєстрації в Джиру

Якщо ви клієнт Enterprise, і ви щойно підписалися на проект JIRA Atlassian, ви, мабуть, цікавитесь, які кроки ви повинні виконати далі, щоб отримати інсталяцію та готову до команд та користувачів.

Якщо це так, ось перші 10 речей, які повинен зробити кожен адміністратор JIRA після підписання на Джиру.

1. Визначте свою модель архітектури та доступу JIRA

2. Встановіть безпеку та управління

3. Встановіть конвенції та стандарти проекту

4. Створіть бібліотеку шаблону проекту

5. Правильно налаштувати програмне забезпечення JIRA

6. Інтегруйте з додатками Atlassian Marketplace рано

7. Схеми дозволу на проектування та ієрархії ролі

8. Налаштувати звітність та інформаційні панелі достроково

9. Тренувати основні адміністратори та пілотні команди

10. Спілкуйте процеси на борту та підтримку

1. Визначте свою модель архітектури та доступу JIRA

Перш ніж створювати проекти або запрошувати користувачів, знайдіть час, щоб розробити загальну структуру вашого середовища JIRA. Вирішіть, чи будете ви використовувати один сайт JIRA або кілька сайтів для підтримки різних підрозділів бізнесу чи регіонів. Якщо ваша організація використовує єдиний вхід, вам слід інтегрувати свого постачальника ідентифікацій, таких як OKTA або Azure Active Directory через Atlassian Access. Це гарантує, що аутентифікація, надання користувачів та управління обліковими записами обробляються надійно та послідовно в організації.

Перевага встановлення вашої моделі доступу рано полягає в тому, що вона створює основу контролю та підзвітності. Користувачі можна керувати через перевірені домени, а адміністратори можуть застосовувати глобальні політики, такі як двофакторна автентифікація. Без цієї структури ви ризикуєте створити фрагментарні схеми доступу, які важко підтримувати пізніше і можете призвести до питань дотримання або плутанини серед команд.

2. Встановіть безпеку та управління

Безпека та управління – це не функції, які слід додати пізніше. Вони повинні бути налаштовані до створення першого проекту. Встановіть політику, яка визначає, хто може створювати проекти, ділитися фільтрами або керувати радами. Забезпечте багатофакторну автентифікацію, визначте стандарти пароля та обмежуйте адміністративні дозволи лише тим, хто справді їм потрібен.

Використовуючи підхід до першого управління, ваше середовище JIRA залишається стабільним та передбачуваним. Дозволи залишаються чіткими, а аудиторські стежки легше обслуговувати. Організації, які пропускають цей крок, часто опиняються після прибирання після того, як користувачі створили перекриваючі робочі процеси, дублюючі проекти та небезпечні конфігурації, які піддають конфіденційні дані непередбачуваній аудиторії.

3. Встановіть конвенції щодо іменування та стандарти проекту

Коли команди починають створювати проекти, відсутність чітких стандартів іменування може спричинити довгострокову плутанину. Визначте, як слід назвати та задокументувати проекти, дошки та схеми. Наприклад, інженерні проекти можуть розпочатися з “Eng”, тоді як проекти з людських ресурсів можуть використовувати “HR”.

Ці стандарти значно полегшують звітність, пошук та управління, коли кількість проектів зростає. Він також створює ознайомлення для користувачів, що рухаються через відділи. Якщо ви не зможете встановити конвенції рано, ви, швидше за все, зіткнетесь з невідповідностями, які ускладнюють досягнення автоматизації та перехресної видимості.

4. Створіть бібліотеку шаблонів проекту

Кожен відділ не повинен починатися з нуля при налаштуванні проекту JIRA. Створіть шаблони, які відображають кращі способи роботи вашої організації. Ви можете включити окремі шаблони для моделей Scrum, Kanban або Service Desk, кожна з попередньо визначеними типами випусків, робочими процесами та схемами сповіщення.

Перевага шаблонів – стандартизація. Команди можуть швидко запустити нові проекти, які вже дотримуються політики управління та спритних практик. Без шаблонів кожна нова команда може налаштувати JIRA по -різному, що призводить до неефективності та додаткових вимог до навчання.

5. Правильно налаштувати програмні дошки JIRA

Дошки – це центр діяльності для гнучких команд. Налаштуйте дошки Scrum для спринтів, що проводяться в часі, та дошки Kanban для постійної доставки. Стандартизувати такі елементи, як плавання, швидкі фільтри та обмеження незавершених робочих місць, щоб підтримувати вирівнювання ваших команд.

Правильно налаштована плата забезпечує видимість прогресу та вузьких місць. Це допомагає майстрам Scrum та власникам продуктів ефективно керувати сферою та потужністю. Без послідовного підходу до налаштування правління команди можуть неправильно трактувати стани робочого процесу, викликаючи неточну звітність та непотрібне тертя.

6. Інтегруйте з додатками Atlassian Marketplace рано

Джира стає набагато потужнішою, коли посилюється за допомогою додатків з ринку Atlassian. Однак цю потужність слід контролювати. Вирішіть, які програми будуть затверджені для використання в цілому організації та обмежують, хто може їх встановити. Популярні інтеграції включають інструменти для звітності, відстеження часу та автоматизації.

Інтеграція планування раннього забезпечує, що всі команди використовують однакові надійні інструменти, зменшуючи надмірність та фрагментацію даних. Якщо ви затримуєте ці рішення, команди можуть незалежно встановлювати різні програми для однієї мети, створюючи проблеми сумісності та потенційні вразливості безпеки.

7. Схеми дозволу дизайну та ієрархії ролі

Дозволи визначають, хто може бачити і робити те, що в межах Джири. Встановіть чіткі схеми дозволу та ролі проекту, такі як адміністратор, розробник та глядач, та повторне використання цих конфігурацій у проектах. Уникайте надання необмеженого адміністративного доступу до власників проектів, якщо це не потрібно.

Добре розроблені дозволи забезпечують баланс між контролем та гнучкістю. Вони захищають конфіденційну інформацію, надаючи можливість командам керувати власною роботою. Якщо дозволи є непослідовними або надмірно дозволеними, ваша організація ризикує витоком даних, втраченою підзвітності та несанкціонованими змінами на робочі процеси чи проблеми.

8. Рано встановити звітні та інформаційні панелі

Інформаційні панелі є життєво важливими для вимірювання прогресу та спілкування результатів. Створіть кілька стандартних інформаційних панелей, які відображають Sprint Health, швидкість команди та загальний прогрес проекту. Після того, як ви встановите послідовний макет, команди можуть клонувати ці інформаційні панелі для власного використання.

Ранні інвестиції в інформаційні панелі гарантують, що ті, хто приймає рішення, мають точні та порівнянні дані в командах. Без них звітність стає роздробленою, і зацікавлені сторони втрачають довіру до наданих показників. Сильні практики звітності допомагають кожному зосередитись на результатах, а не на припущеннях.

9. Поїзди адміністраторів та пілотних команд

Перш ніж запросити всю організацію, почніть мало. Виберіть кілька досвідчених адміністраторів та пілотних команд, щоб перевірити ваше середовище JIRA. Дозвольте їм досліджувати конфігурації, визначати проблеми та вдосконалювати робочі процеси.

Пілотна фаза забезпечує цінний відгук і запобігає масштабним помилкам. Це допомагає вам налагодити шаблони, дозволи та автоматизації. Пропуск цього кроку часто призводить до плутанини серед ранніх усиновлювачів і може вимагати руйнівної реконфігурації після більш широкого розгортання.

10. Повідомте процеси на борту та підтримку

Після того, як система буде готова, чітко повідомте, як ваша організація використовуватиме JIRA. Надайте документацію, створіть канали підтримки та встановіть процес зворотного зв'язку для вдосконалення. Переконайтеся, що всі розуміють, де знайти допомогу та як вимагати зміни.

Сильне спілкування забезпечує плавне на борту та формує впевненість серед нових користувачів. Без чітких вказівок команди зроблять припущення та розвиватимуть непослідовні звички. З часом це може підірвати переваги стандартизації та створити додаткову роботу для адміністраторів, які намагаються виправити помилки пізніше.

Налаштування JIRA на рівні підприємства – це передбачення та структура. Дотримуючись цих десяти кроків, ви створюєте середовище, яке є масштабованим, безпечним та готовим підтримувати спритний успіх у кожному відділі.

Darcy Declute – сертифікований практикуючий хмара та автор Посібника з сертифікації Scrum Master. Популярний як в Udemy, так і в соціальних мережах, акаунт Дарсі @Scrumtuous має значно понад 250 тис. Підписників у Twitter/X.